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档案归档制度
日期:2015-09-21 11:04:23  浏览量:1789

 文件材料的归档范围

1、党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2、行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关文件与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3、学生类:主要包括学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4、教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究活动的文件材料。

5、科研类:科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

6、出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、校报、其他学术刊物。

7、外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

    档案归档办法

1、各分院、处室办理完毕的具有保存价值的文件文书档案,包括声像档案和实物等,都必须由兼职档案员收集齐全,分类整理移交档案馆,余下的自行保管。

2、归档的文件材料应该按照其自然形成的规律,保持它们的内部联系(即正式文件、修改稿、草稿依次排列),分别立卷,使立成的案卷能准确地反映本单位或部门的各项工作活动,并且便于查找利用。

3、各分院、处室立卷时,必须把党组织与行政的文件材料分开立卷。

4、立好的案卷应拟写出确切的标题,简明扼要地反映出案卷文件材料的内容。

5、具有永久或长期保存价值的案卷,卷内文件材料在其每页的左下角打上页号,案卷前面备有“卷内目录”,卷底备有“备考表”。 

6、向档案馆归档的文件材料应填写归档清单一式两份,档案馆接收人员核对无误后,双方在移交清单上签字,各存一份,以便备查。

7、学校领导如有需要归档的文件、图纸、声像等,可直接交档案馆或通知档案馆派员到办公室接收。

 归档时间

1、学校各部门和能按年度归档的部门(上级文件及学院文件、处室文件),应在次年六月底前归档。

2、教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。

3、科研类在项目完成后两个月内归档。

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