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关于2014年文件材料归档的通知
日期:2015-09-21 10:39:27  浏览量:2169

 

各处室、院(部):

    根据学校档案工作的要求和安排,现将2014年的归档文件材料的范围、归档办法和时间作如下通知:

一、文件材料的归档范围

1、党群类:主要包括学校党委、工会、团委、妇联、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2、行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3、学生类:主要包括学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4、教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究活动的文件材料。

5、科研类:科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

6、出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、校报、其他学术刊物。

7、外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

二、归档办法

    1、院属各单位办理完毕的具有保存价值的文件、统计报表、图纸、声像等,都必须由文书人员收集齐全,分类整理。重要的涉及学校一级的移交档案馆。余下的自行保管。

    2、归档的文件材料应该按照其自然形成的规律,保持它们的内部联系(即正式文件、修改稿、草稿依次排列),分别立卷,使立成的案卷能准确地反映本单位或部门的各项工作活动,并且便于查找利用。

    3、各单位或部门在立卷时,必须把党组织与行政的文件材料分开立卷。

    4、立好的案卷应拟写出确切的标题,简明扼要地反映出案卷内文件材料的内容。

    5、具有永久或长期保存价值的案卷,卷内文件材料在其每页的左下角打上页号,案卷前面备有“卷内目录”,卷底备有“备考表”。

    6、向档案馆归档的文件材料应填写归档清单一式两份,档案馆接收人员核对无误后,双方在移交清单上签字,各存一份,以便备查。

    7、院级领导如有需要归档的文件、图纸、声像等,可直接交档案馆或通知档案馆派员到办公室接收。

    三、归档时间:

1、形成的文书档案请学校各部门在4月20日前归档。

2、各院系在次学年寒假前归档。

3、科研类在项目完成后两个月归档。

四、不归档文件材料的范围和处理办法(见附件)。

今后,每年的文件材料归档按此《通知》执行。

 

                           

                           南昌理工学院档案馆

                                2015.3.17

                                                                

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